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醫院人事管理系統到底怎么選?

閱讀次數: 日期:2016-06-16

         近年來,事業單位分類改革、人事制度改革以及醫藥衛生體制改革等多重改革任務同步推進,對于醫院的人事管理工作,無論是從工作量還是工作難度上都帶來了新的挑戰。因此,推動信息化建設已經是眾多醫院應對改革、迎接挑戰的必然手段。
但醫院的人事管理系統到底如何選擇,這讓醫院的領導和信息部門非常頭疼。有些醫院投入了大量的時間和精力,但系統上線之后卻沒有達到預期目標,管理效率沒有得到有效提升,甚至還需要花費更多的時間去維護系統。這些失敗案例給醫院人事管理系統選型敲響了警鐘。
項目失敗的問題分析:
1、將人事系統定位于醫院信息系統(HIS)的一個子模塊
醫院信息系統(HIS)將醫院的診療過程、患者檔案以及行政管理等工作集成在一個平臺上,支撐醫院的醫療服務、行政管理等業務處理。業務管理系統和人事管理系統有一個根本區別,即業務管理系統是以醫療工作為中心設計的,而人事管理系統是以人員為中心進行各種人事業務的處理,兩者的設計邏輯、底層架構完全不同。
從集成應用的角度來看,HIS系統對多個子系統的集成程度越高,系統就越龐大,數據結構就越復雜,那么系統調整的難度就越大,即使表面上看來非常細微的一個調整也可能引發到系統內部非常復雜的、涉及非常多的關聯數據的調整。醫院人事管理的復雜性決定了對系統的靈活性要求非常高,特別是當前醫院正處于改革期,系統能否適應醫院人事管理的改革是一個非常大的挑戰,而靈活調整正是醫院業務系統(HIS)的軟肋。
2、貪全求大導致項目失敗
有的醫院希望系統一上線就解決所有人事管理問題,于是一次性地把全部人事管理需求囊括到系統中。但必須注意的是,這種“畢其功于一役”的想法過度理想化,因為這將對醫院人事管理的成熟度、制度的規范性、各部門的配合度,以及實施周期、系統建設投入等都會是極大的挑戰,往往實施時間漫長、投入大量精力,卻難以見到明顯效果,這樣對人員積極性、領導滿意度都造成了極大影響,甚至導致項目的中斷。
3、過于追求低價
有些醫院在信息化選型時高度關注價格因素,甚至將價格壓低到無法覆蓋成本的程度,但供應商為了平衡收益,只能盡量壓縮工期、盡量減少人工投入成本,結果則是項目遺留問題多、隱患多。
另一方面,某些供應商從單純的競爭導向出發,在售前階段過度承諾,采取低價競爭,誘導用戶低價簽約,一旦進場實施之后,或者追加開發費用,或者產品功能無法實現,最終導致項目不得不推倒重來。
成交價格僅是表面上的價格,后續供應商是否能夠提供長期、優質的服務才是系統具有生命力的保障。一些醫院的系統應用失敗就是因為后期的服務跟不上,遇到問題要么是不斷要求醫院追加費用,要么就是一拖再拖,直到用戶妥協。
因此,單純地追求低價,無論對醫院還是供應商都不是最優選擇。
4、供應商的實施專業能力影響項目成敗
供應商的實施能力是項目成敗的關鍵。通常來說,一個成熟的顧問都需要較長時間的實際項目經驗積累,一個不了解醫院業務的實施顧問是很難與醫院的人事管理人員進行溝通的,在不了解醫院人事業務的情況下,實施出來的成果也很難滿足醫院的實際人事工作要求。因此供應商的實施能力是否強大,是否有真正了解醫院業務和產品的實施顧問等都關系著項目的成敗。
人事系統選型策略:
在信息系統選型過程中貫徹正確的選型策略、遵循規范的選型流程,不僅能規避各種陷阱和風險,還能大大縮短選型周期、降低成本。具體來說,醫院人事管理系統選型過程中需要關注以下幾點:
1、系統的專業性與靈活性
當前醫院人事管理信息化建設還處于初級階段,業務處理仍以手工方式為主,效率較低。隨著醫院人員規模的擴張,人事管理基礎性事務工作大幅增加,加上編內外人員管理存在明顯差異,編內人員要遵照國家事業單位人事政策管理,編外人員則由醫院參考相關政策自行制定管理制度,因此對不同類型人員的入職、崗位調整、合同管理、工資調整與核算以及院內外各種統計報表填報等眾多工作都有政策指引,工作繁雜且工作量大,加班甚至成為醫院人事部門的工作常態。只有通過人事系統解決各種繁雜的事務性工作,才有時間和精力從事崗位分析、人才規劃、能力提升等戰略性工作,提升人才競爭力。
因此,系統能否支撐醫院人事管理模式,對醫院的管理進行科學合理的規范與改進指導,減輕人事部門工作強度,對系統的專業性提出了很高要求。
另外,從系統的建設模式來說,專業、成熟的人事系統產品相比定制開發的項目式交付產品在專業性與靈活性上要具備明顯的優勢。定制開發是根據客戶提出的需求,進行針對性的編程與設計,主要是滿足客戶當前的應用要求,無從考慮對以后管理變化的支持,因此,在醫院管理變革時期,選擇成熟的產品要比定制開發更為符合實際。
2、系統設計的完整性與前瞻性
一款成熟人事系統是在眾多用戶切身應用的基礎上,汲取人力資源專家、顧問、以及客戶實際應用過程中的智慧,不斷對產品進行完善和改進,其功能、流程和理念對于大多數醫院的人力資源管理有借鑒與規范的作用。
因此,專業、成熟的人力資源管理系統廠商所研發的產品,其系統功能的完整性、前瞻性相較于綜合性廠商更具有優勢,因為對于綜合廠商來說,人力資源僅是其整體產品中的一個局部,甚至僅是其大系統中的一個模塊,很難像專業廠商一樣投入。甚至在不同的專業廠商中,由于其市場定位的不同,對醫院管理模式的應對程度也會有所不同,因此在選型過程中應做出甄別。
3、系統部署的科學性與集成性
人事系統的部署過程是一個包含了系統規劃、系統實施與二次開發、培訓、系統維護與升級、系統應用管理等眾多環節的復雜項目管理過程,供應商要能夠為醫院的實施提供合理的規劃建議與實施步驟,確保系統快速見效。同時還要考慮與醫院其他系統的集成對接問題,因為人事信息很多數據來源于業務系統,比如醫務人員的工作量、工作績效、科研成果、論文等分別來自HIS或科研管理系統。正是由于實施部署與集成的復雜性,決定了醫院在選擇解決方案時不能只關注產品本身的特性,還應該深入了解產品技術架構、供應商服務能力、供應商業務發展趨勢以及發展前景等關于供應商綜合實力方面的因素。
因此,在選擇軟件供應商時,要考察是否具備豐富的人力資源業務體系經驗和能力,是否能夠在系統建設中為客戶進行一定的管理梳理、提出優化建議,是否可以結合其他客戶的管理經驗轉移到新用戶的業務中等。系統建設完成后,用戶不僅獲得了一套信息系統,也在一定程度上實現了人力資源管理體系、流程的提升與優化。
4、是否具有合理的性價比
醫院在選型中做價格比較的時候,應該綜合考慮總擁有成本TCO (Total cost of ownership),也就是在系統生命周期內,為了保證系統正常應用而支出的總體成本,除了當期成交金額,還包括未來必須支付的成本,如后期維護成本、系統使用壽命、用戶學習成本、增加服務范圍成本等。其中需要特別關注后期維護成本,要綜合考慮供應商維護費收取比例與服務內容,其中服務內容很容易被忽視,一個好的服務體系是延長系統壽命的必要前提,因此這個方面不能不考慮。
      以上就是人事管理系統選型中需要注意的一些要素,但并非每個醫院的關注點都完全一致,在實際選型過程中可以根據自身的特點和訴求設定不同的權重,才能選出真正適合的、能夠有效實現管理提升的信息系統。選擇一個良好的供應商是項目成功的基礎,而要想人事系統獲得最終成功,還需要醫院和供應商團隊在合作過程中不斷溝通、磨合、實踐和改進。
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