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延慶醫院: 建設人事大數據統一平臺,打破部門間協同壁壘

閱讀次數: 日期:2019-06-03

  
北京市延慶區醫院始建于1956年,是集醫療、教學、科研、康復、預防保健為一體的綜合性二級甲等醫院,現為首都醫科大學臨床教學醫院、北京市全科醫師規范化培訓基地。2010年醫院被確定為衛生部50家重點聯系縣級醫院之一,是北京市縣級公立醫院改革試點單位。
  

 

2014年12月正式實施“醫藥分開”改革,成為北京市首家“破除以藥養醫”體制的縣級公立醫院。2015年9月,延慶縣人民政府與北京大學第三醫院簽署了深度合作框架協議,2016年2月,北京大學第三醫院延慶醫院正式掛牌。
 
隨著公立醫院各項改革的深入推進和醫院的快速發展,院領導提出要求,希望人力資源部門能夠進一步加強醫院人才建設、考核、激勵等工作,適應新的形勢要求。延慶醫院是宏景軟件多年的老用戶,多年來信息化已經為醫院人事管理業務提供了有力的支撐,但在新的要求面前,無疑也需要雙方進一步的努力。
 
一、醫院人事管理提升的瓶頸
 
醫院內部組織分工相對細密,傳統上不同部門所管理的人員范圍和具體信息相對獨立,延慶醫院也是如此。這種細密的分工方式帶來了人力資源信息的分散,各個職能部門都有部分人力資源管理職責。
 
比如,人員基本信息管理在人事科,工資核算發放在財務科,工作量統計在醫務科,進修培訓工作在科教科,月度考核在質控辦,醫生調配在醫務科,護士調配在護理部。這種數據分割的局面為人事管理的提升帶來諸多問題,因為人事管理的任何決策都建立在精準的數據分析基礎上。分析造成信息分割的原因,根源上仍然是業務協同上的割裂與信息傳遞的滯后。在醫院內部工作中很多業務流轉都依靠紙質表單,甚至有口頭通知后再補充材料的情況,再加上業務流程相對分散。
 
比如在人員入職中人事科負責招聘、收簡歷、辦入職,確定工資后,要通知財務科辦理工資發放,通知醫務部門或護理部門做人員的調配安排,每個部門都產生和留存了部分信息,結果反而造成了整體信息的分割。更為突出的是,各個科室都從本職工作出發,維護信息口徑不盡相同,各種數據也分散在不同載體上,早一些的信息記錄在各個記錄本上或檔案中,新一些的信息可能記錄在不同電腦上。
 
這就給信息的收集和整合造成了難度,想進行某項統計或制作某個報表時就需要各處找數據,費時費力的同時,準確性也難以保證,更難以進行深度分析和優化改進。為了改變這種現狀,延慶醫院2012年啟動了人力資源信息化建設工作,目標就是建立一個全院各部門共享的人事信息平臺,使跨部門業務流程能夠順暢流轉,人事信息能夠整合共享。
 
二、信息整合從關鍵業務開始
 
延慶醫院的系統建設不是一蹴而就的,人事科衛志剛科長對人事信息化建設有著非常深刻的認識,他認為只有讓大家享受到信息化帶來的好處才能推動信息化的建設,因此我們決定從涉及每個人切身利益的薪資入手,開始系統建設工作。
 
原來,延慶醫院工資發放用的是財務軟件中的一個輔助功能,涉及個人的信息很少,僅設置了關于發工資的一些指標,如科室、身份證號、銀行卡等簡單信息,跟工資相關的工齡、職稱等信息都沒有,所以財務科對工資管理的把關是有限的。而工資管理業務又是分散的,獎金核算在經管科,加班夜班在醫務科、護理部,節日加班在醫院辦公室,這些信息都不經過人事科而直接由財務科匯總。
 
在這種情況之下如果遇到工資執行錯誤,大家相互扯皮,有時候責任確實不好界定。但這對于信息系統卻相對簡單,如果能夠把所有薪資信息有效監控起來,各個科室都通過系統來實現數據的上報和處理,盡量避免人為錯誤的同時,效率也會顯著提高。
  

 

事實證明,這個決定是正確的,現在關于薪酬所有工作都已經在系統中進行,包括新來職工聘崗,職稱晉升聘崗、工資核定,每年薪資調整等都是直接從系統中處理,并打通了和財務系統間的對接。薪資管理以后的數據能夠進行關聯比較,這個過程中先后發現了十幾處多年來被忽視的工資錯誤。而且通過薪酬分析,發現了一些不合理政策,調整后對人才激勵起到了有利作用。
 
三、多業務場景持續推進
 
薪酬管理流程理順、信息共享、協作高效的示范作用陸續在其他業務上得到了體現,新的工作方式進一步擴展到編制管理、科室考核、人員培訓等多個業務。
 
1.編制管理。
 
醫院的人員有編內、編外不同類型的人員,上級單位核定編制僅是針對編內人員,對編外人員就沒有比較好的編制配比參考,因此人員變動或調整缺少參考標準,人員增減隨意性比較大。
 
建立人事系統以后充分利用系統自動統計崗位的編制余缺及變化情況,對歷次人員編制調整進行詳細記錄,這樣就形成了多年的詳細編制歷史數據,結合工作效能情況,就能對編制的變化趨勢做一個合理分析。這樣就形成了符合醫院實際情況的崗位分析,明確了崗位編制的配比表,也能夠通過系統對人員增減情況進行合理監控,這項工作也獲得了各級領導認可。
 
2.科室工作量考核。
 
原來醫院的工作量統計在醫務科,工作量考核在經管科,因此各個科室需要同步給醫務科和經管科上報工作量相關數據,有上報紙質的,有報Word、Excel等各種形式的,醫務科手動整理,還要與歷史數據進行比較,費時費力。
  

 

現在各個科室工作量的上報流程在人事系統中實現。目前已經建成以科室為單位建立的5個信息級,100多個信息指標,包括門診量、住院量、手術量、CT核磁、高壓氧、介入、各類換藥縫合、120轉院等各種指標,各個科室通過系統上報,這樣醫務科、經管科都可以對科室工作量實現自動統計,對歷史數據也能夠進行深度分析,為工作量考核以及崗位分析工作提供了全面的數據分析基礎。
 
3.招聘計劃。
 
各個科通過人事系統填報招聘崗位需求,形成招聘規劃,并在每年招聘結束后對招聘效果及產出效能進行分析,為未來的規劃打下了基礎,這樣就形成了良性循環。另外人事規劃跟學科規劃也密不可分,各科室上報學科規劃信息,無論是辦公室做長期規劃還是人事科做人事規劃都起到了積極作用。
 
4.在培訓中的應用。
  

 

醫院每年舉辦培訓,對專業技術人員進行繼續教育,并達成人社部門關于培訓學時的要求。以前的情況是,年初培訓教室人滿為患,上課前填寫登記表,教室門口秩序混亂,教學效果較差;年底,大部分人修滿學分后,教室門可羅雀,這樣導致教學資源分配不均。為此,延慶醫院在系統中設置了報名流程,由各個科上報聽課人員,報滿為止,通過系統自動打印簽到表,本人現場簽名即可,最后根據簽名表可統計人員的培訓情況。
 
5.按權限推動信息共享應用。
 
系統中信息和流程逐步完善,人事科推動了基于信息化系統的分權限信息共享應用。按照系統權限,將帳號分為院領導、職能部門、科主任、普通職工四個層次,各級領導和員工都可在權限內自助查看信息。這樣原來的管理結構并沒有改變,仍然各司其職,只是把信息共享起來。人事平臺中的信息日趨飽滿,這也是延慶醫院的寶貴財富,現在院領導經常到人事系統看信息,為決策提供參考。目前,延慶醫院已經建立起了人事系統的整體框架,其中包括80多個信息集,1500個信息指標,整合了各個部門的管理信息,形成了完善的人事信息平臺。
  

 

同時,在應用過程中,碰到一個問題解決一個問題,目前延慶醫院每個月有幾百個流程在系統中流轉,涉及到人事工作的各個方面。人事系統的建設不是一蹴而就的,相信未來會有更多的業務在系統中流轉,為延慶醫院的人事工作帶來更高的效率,增量更新的人員信息也會成為延慶醫院人才管理提升的基礎平臺。
 
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